Erste Schritte in Pipedrive

Pipedrive ist ein webbasiertes Verkaufs-CRM, das speziell entwickelt wurde, um Vertriebsteams bei der Verwaltung ihrer Verkaufspipeline zu unterstützen (Erste Schritte – Knowledge Base | Pipedrive). Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren von Pipedrive, da es ihnen wertvolle Zeit spart, indem es Daten aus mehreren Kanälen zentral bündelt und zeitraubende Prozesse automatisiert (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). In diesem umfassenden Leitfaden geben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Pipedrive einrichten und optimal nutzen können. Von der Kontoerstellung über das Pipeline-Management bis hin zu Automatisierung und Integrationen – hier erfahren Vertriebsteams in KMU alles Wichtige, um mit Pipedrive CRM durchzustarten.

1. Einführung in Pipedrive – Was ist Pipedrive und warum ist es für KMU nützlich?

Pipedrive ist eine CRM-Software für Vertriebsteams, die darauf ausgelegt ist, Verkäufe übersichtlich zu organisieren und abzuschließen. Der Fokus liegt auf der Visualisierung der Verkaufspipeline und einfachen Bedienung, sodass auch kleine Teams ohne dedizierte IT-Abteilung das System schnell einsetzen können. Pipedrive wurde von Vertriebsexperten entwickelt und bietet alle wichtigen CRM-Funktionen – von der Kontaktverwaltung über Deals bis zu Auswertungen – in einer Oberfläche.

Für KMU ist Pipedrive besonders nützlich, weil es sich flexibel an den eigenen Verkaufsprozess anpassen lässt und skalierbar ist. Sie können z.B. die Pipeline-Stufen nach Ihren Bedürfnissen benennen und anpassen. Das Tool ist zudem vergleichsweise kostengünstig und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Pipedrive in KMU ermöglicht es, den Überblick über Vertriebschancen zu behalten, keine Leads zu verlieren und teamübergreifend an Kundenbeziehungen zu arbeiten. Kurz: Es schafft Struktur im Vertrieb und hilft, mehr Deals erfolgreich abzuschließen. Einige Vorteile von Pipedrive für KMU auf einen Blick:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche und klare Struktur, sodass Einarbeitung schnell gelingt.
• Fokus auf Verkäufe: Die Vertriebspipeline steht im Zentrum, wodurch Vertriebsteams stets wissen, wo jede Verkaufschance steht und welche Schritte als nächstes nötig sind.
• Zeitersparnis: Automatisierungen und Integrationen reduzieren manuelle Aufgaben – vom Logging von E-Mails bis zur Angebotserstellung (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive).
• Transparenz: Alle Kundendaten, Aktivitäten und Deals sind zentral verfügbar, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert und Berichte in Echtzeit ermöglicht.

2. Erste Einrichtung – Kontoerstellung, Grundeinstellungen, Benutzerverwaltung

Nach der Entscheidung für Pipedrive geht es an die Erste Einrichtung. Als CRM für KMU legt Pipedrive Wert darauf, dass der Onboarding-Prozess schnell und unkompliziert ist. Folgende Schritte helfen beim Start:

1. Pipedrive-Konto erstellen: Besuchen Sie die Pipedrive-Website und registrieren Sie sich für ein Konto (es gibt eine kostenlose Testphase). Geben Sie Ihre Basisdaten ein (Name, E-Mail-Adresse) und legen Sie ein Passwort fest. Anschließend können Sie Ihr neues Konto durch Klick auf den Bestätigungslink in der E-Mail aktivieren. Pipedrive führt Sie nun durch einen kurzen Onboarding-Assistenten, in dem Sie u.a. den Unternehmensnamen und einige Präferenzen angeben.

2. Grundeinstellungen konfigurieren: Nach der Kontoerstellung lohnt es sich, zunächst die Unternehmenseinstellungen anzupassen. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Einstellungen“ oder „Unternehmenseinstellungen“. Passen Sie hier wichtige Grundeinstellungen an, z.B.:

   • Sprache und Währung: Stellen Sie die Oberfläche auf Deutsch und wählen Sie die Währung, in der Ihre Deals geführt werden (z.B. Euro).
   • Zeitzone und Datum: Korrekte Zeitzonen-Einstellung für Termine und ein passendes Datumsformat.
   • Pipeline anpassen: Pipedrive legt standardmäßig eine Verkaufs-Pipeline mit Beispiel-Phasen an (z.B. Kontaktaufnahme, Angebot, Abschluss). Über „Pipeline bearbeiten“ können Sie diese Phasen umbenennen, neue Phasen hinzufügen oder unnötige entfernen, damit die Pipeline Ihrem Vertrieb eins zu eins entspricht.
   • Weitere Einstellungen: Schauen Sie auch in Optionen wie Aktivitätstypen (z.B. Anruf, Meeting definieren) oder Deal-Wahrscheinlichkeiten pro Phase (für Prognosen), um Pipedrive von Anfang an optimal einzurichten.

3. Benutzer hinzufügen und verwalten: Wenn Sie Pipedrive nicht alleine nutzen, können Sie nun Ihr Team hinzufügen. Unter Einstellungen → Nutzer verwalten lassen sich per E-Mail-Einladung weitere Benutzer ins CRM holen. Sie können Mitarbeitern unterschiedliche Rollen und Berechtigungen zuweisen, z.B. Admin-Rechte für leitende Mitarbeiter oder eingeschränkte Rechte für Praktikanten. Pipedrive bietet vordefinierte Berechtigungssätze (je nach Tarif) und ermöglicht es Admins, genau zu steuern, wer welche Pipelines oder Deals sehen und bearbeiten darf. Stellen Sie sicher, dass jeder Nutzer ein eigenes Login hat, um Aktivitäten korrekt nachverfolgen zu können. Benutzerverwaltung ist in KMU wichtig, um Verantwortlichkeiten zu klären und Datenzugriffe zu kontrollieren.

Sind diese ersten Schritte erledigt, haben Sie die Basis geschaffen: Ihr Pipedrive-System ist bereit für die tägliche Nutzung im Vertrieb. Als nächstes schauen wir uns die grundlegenden CRM-Funktionen an, allen voran das Pipeline-Management.

3. CRM-Grundlagen in Pipedrive – Pipeline-Management, Deals anlegen und verwalten

Herzstück von Pipedrive ist die Vertriebspipeline (Pipeline-Ansicht). Diese zeigt alle aktuellen Deals (Verkaufschancen) als Karten in unterschiedlichen Spalten, wobei jede Spalte eine Phase im Verkaufsprozess darstellt (z.B. Lead, Kontakt hergestellt, Verhandlung, Gewonnen etc.). Dieses Kanban-Board für den Vertrieb verschafft Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Umsätze und die Entwicklung der Deals in jeder Phase (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). Neue Deals werden links eingereiht und wandern im Erfolgsfall Schritt für Schritt nach rechts Richtung Abschluss.

(Pipedrive Updates 2023 – Pipedrive Beratung) Beispiel: Die Pipeline-Ansicht in Pipedrive mit Deals als Karten, sortiert nach Vertriebsphasen. Nutzer können die angezeigten Infos auf den Deal-Karten anpassen (z.B. Kontaktname, Deal-Wert) und Filter für die Ansicht verwenden.

Einen neuen Deal anlegen können Sie entweder direkt in der Pipeline-Ansicht (Schaltfläche „Deal hinzufügen“ in einer Spalte) oder über das Deals-Modul in der Menüleiste. Beim Anlegen erfassen Sie wichtige Informationen wie Deal-Titel (oft der Kundenname oder Projektname), den zugehörigen Kontakt (Ansprechpartner) und ggf. das Unternehmen (Kundenfirma), den erwarteten Wert (z.B. Umsatzpotential) sowie die Zuordnung zu einer Pipeline-Phase. Auch ein voraussichtliches Abschlussdatum und eine Gewinn-Wahrscheinlichkeit können hinterlegt werden, was für spätere Verkaufsprognosen nützlich ist. Sobald der Deal erstellt ist, erscheint er als Karte in der entsprechenden Phasen-Spalte Ihrer Pipeline.

Pipeline-Management in Pipedrive erfolgt intuitiv per Drag-and-Drop: Sie können Deal-Karten mit der Maus von einer Phase in die nächste ziehen, sobald Fortschritte erzielt wurden. Beispielsweise verschieben Sie einen Deal von Kontaktaufnahme zu Angebot, wenn der Kunde ein Angebot erhalten hat. Diese visuelle Arbeitsweise sorgt dafür, dass Sie stets alle Verkaufschancen nach ihrem Status geordnet vor sich haben (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). Pipedrive aktualisiert im Hintergrund automatisch Statistiken, etwa wie viele Deals sich in jeder Phase befinden und wie hoch deren Gesamtwert ist. So erkennen Sie Engpässe oder Handlungsbedarf auf einen Blick.

Zur CRM-Grundlage gehört neben Deals auch die Aktivitäten-Verwaltung. Pipedrive ermöglicht es, Aktivitäten wie Anrufe, E-Mails, Meetings oder Aufgaben direkt an Deals (oder Kontakte) zu knüpfen. In jedem Deal können Sie z.B. eine Aufgabe „Anruf tätigen am Datum X“ oder „Follow-up E-Mail senden“ erstellen. Diese Aktivitäten erscheinen im Kalender und in der Agenda-Ansicht, sodass kein Follow-up vergessen geht. Sobald erledigt, markieren Sie die Aktivität als abgeschlossen – die Historie bleibt beim Deal sichtbar. Dieses Aktivitäten-Tracking stellt sicher, dass Sie den Fortschritt jedes Deals im Blick haben und stets wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Tipps für das Pipeline-Management in KMU: Halten Sie die Pipeline aktuell, indem Sie gewonnene Deals als Gewonnen markieren (sie wandern dann aus der aktiven Pipeline heraus, bleiben aber in der Statistik) und verlorene Deals als Verloren schließen. Nutzen Sie die Pipeline als tägliche Arbeitsgrundlage – z.B. jeden Morgen prüfen, welche Deals in Kontaktaufnahme stehen und einen neuen Anstoß brauchen. Durch konsequente Pflege Ihrer Pipeline wird Pipedrive zum verlässlichen Cockpit für Ihren Vertrieb.

4. Kontakte und Unternehmen verwalten – Kontakte und Firmen hinzufügen, segmentieren und organisieren

Ein CRM ist nur so gut wie seine Datenbasis. In Pipedrive werden Kontakte als Personen und Organisationen (Firmen) gespeichert. Personen sind individuelle Ansprechpartner, während Organisationen die Unternehmen oder Accounts darstellen, mit denen Sie Geschäfte machen. Diese Trennung ist hilfreich: Eine Firma (Organisation) kann mehrere Personen als Kontakte haben, und ein Kontakt kann mehreren Deals zugeordnet sein.

Kontakte hinzufügen: Neue Personen (Kontakte) lassen sich im Modul „Kontakte → Personen“ anlegen. Erfassen Sie mindestens den Namen und idealerweise Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefon und Position. Pipedrive erlaubt es, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen – etwa Branche, Kundentyp oder Region – um für Ihr Geschäft relevante Infos zu speichern. Unternehmen können Sie unter „Kontakte → Organisationen“ hinzufügen. Häufig legt Pipedrive Organisationen auch automatisch an: Wenn Sie beim Anlegen einer Person einen neuen Firmennamen eingeben, wird die Organisation parallel erzeugt. Verknüpfen Sie Personen mit ihrer Organisation, um die Firmenhierarchie abzubilden.

Organisation der Kontakte: Sobald Ihre Kontakte im System sind, hilft Pipedrive dabei, diese übersichtlich zu verwalten. Sie können die Listen nach diversen Kriterien filtern (z.B. alle Kontakte mit offenen Deals, alle Kunden in einer bestimmten Branche, etc.). Nutzen Sie Filter und Gruppen, um Segmente zu bilden – zum Beispiel alle Kunden (Organisationen) in Region Nord oder alle Leads ohne Kontaktversuch in den letzten 30 Tagen. Diese Segmentierung ermöglicht es, gezielte Vertriebs- oder Marketingaktionen durchzuführen, etwa Newsletter nur an eine bestimmte Kundengruppe zu senden (Stichwort: segmentierte E-Mail-Kampagnen).

Außerdem bietet Pipedrive ein hilfreiches Feature, um Kontakte zu organisieren und anzureichern: die Smart Contact Data. Mit dieser Funktion (verfügbar je nach Paket) können per Klick öffentliche Informationen zum Kontakt aus dem Internet automatisch ergänzt werden – wie z.B. Social-Media-Profile oder Firmendaten (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). So sparen Sie Recherchezeit und erhalten einen 360°-Blick auf Ihren Kunden.

Halten Sie Ihre Kontaktdaten aktuell: Aktualisieren Sie Ansprechpersonen, wenn es Wechsel gibt, und markieren Sie inaktive Kontakte entsprechend. Dubletten können durch den eingebauten Duplikat-Checker identifiziert und zusammengeführt werden, um Datenqualität hochzuhalten. Denken Sie daran, Notizen und alle wichtigen Interaktionen beim Kontakt oder der Organisation festzuhalten – Pipedrive zeigt Ihnen bei jedem Kontakt eine chronologische Historie aller E-Mails, Anrufe und Aktivitäten an (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). So ist im Team für jeden ersichtlich, wer zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat und worum es ging, was insbesondere für KMU mit kleinen Teams eine effiziente Zusammenarbeit fördert.

5. Automatisierung & Workflows – Wie Automatisierungen in Pipedrive Zeit sparen können

Einer der größten Vorteile moderner CRM-Systeme ist die Möglichkeit zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe. Pipedrive stellt dazu die Workflow-Automatisierung bereit, mit der sich Routineaufgaben im Vertrieb automatisch erledigen lassen (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). Für KMU, die oft mit knappen Ressourcen arbeiten, kann diese Automatisierung ein echter Effizienzhebel sein – sie reduziert manuelle Eingaben und vermeidet, dass wichtige Schritte vergessen werden.

In Pipedrive können Sie über „Einstellungen → Workflow-Automatisierung“ eigene Workflows erstellen. Ein Workflow besteht immer aus einem Trigger (Auslöser) und einer oder mehreren Aktionen. Einige typische Beispiele, wie Automatisierung in Pipedrive Zeit spart:

• Bewegung in der Pipeline automatisieren: Als Trigger wählen Sie z.B. „Wenn Deal in Phase X verschoben wird“. Die Aktion könnte dann sein „Aufgabe erstellen“. Konkret: Verschiebt ein Vertriebsmitarbeiter einen Deal in die Phase Angebot gesendet, legt Pipedrive automatisch eine Aufgabe „In 3 Tagen nachfassen“ für diesen Deal an. So stellt das System sicher, dass kein Angebot unbeachtet bleibt.
• Follow-up-E-Mails versenden: Trigger „Deal auf Verloren gesetzt“ -> Aktion „E-Mail senden“. Wenn ein Deal verloren geht, kann automatisch eine vordefinierte E-Mail an den Kontakt gesendet werden (z.B. mit der Bitte um Feedback oder dem Angebot, sich bei neuen Bedarf wieder zu melden). Dies geschieht ohne manuelles Zutun des Verkäufers.
• Leads zuweisen: Trigger „Neuer Deal erstellt“ -> Aktion „Besitzer/Verantwortlichen ändern“. Neue eingehende Leads (etwa von Ihrer Website via Web-Formular in Pipedrive erstellt) können automatisiert dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen oder in eine bestimmte Pipeline verschoben werden.

Die Möglichkeiten sind vielfältig. Pipedrive liefert sogar Vorlagen für gängige Workflows, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Durch Automatisierung in Pipedrive lassen sich zeitaufwändige Aufgaben wie das manuelle Anlegen von wiederkehrenden Deals oder das Versenden standardisierter E-Mails vollständig abnehmen (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). Das Ergebnis: Ihr Vertriebsteam kann sich stärker auf den Verkauf konzentrieren, statt auf Administration.

Wichtig ist, die Automatisierungen schrittweise einzuführen. Starten Sie mit einigen wenigen, hochrelevanten Workflows, und testen Sie gründlich, ob alles wie gewünscht läuft. Achten Sie darauf, dass automatisierte E-Mails personalisiert genug sind und trotzdem menschlich wirken. Im Laufe der Zeit können Sie weitere Prozesse identifizieren, die sich automatisieren lassen – sei es die Benachrichtigung des Vertriebsleiters, wenn ein großer Deal hereinkommt, oder die Erstellung eines neuen Eintrags in Ihrer Buchhaltungssoftware, sobald ein Deal gewonnen wurde (via Integration, siehe nächster Punkt). Durchdachte Automatisierungen sorgen für einen gleichmäßigen Vertriebsprozess und stellen sicher, dass kein Lead und keine Aufgabe durchs Raster fällt.

6. Berichte & Analysen – Leistungsmetriken, Dashboards und Verkaufsprognosen nutzen

Um den Vertrieb in einem KMU erfolgreich zu steuern, benötigen Sie Einblick in die wichtigsten Kennzahlen. Pipedrive bietet mit der Insights-Funktion ein leistungsstarkes Modul für Berichte und Dashboards. Hier können Sie standardisierte Berichte einsehen oder individuelle Auswertungen erstellen, um die Performance Ihres Vertriebsteams zu analysieren.

Zu den Leistungsmetriken (KPIs), die Pipedrive abbildet, gehören unter anderem: Anzahl neuer Deals pro Woche/Monat, gewonnene vs. verlorene Deals, Umsätze pro Zeiteinheit, Abschlussquoten, durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss, Aktivitäten pro Vertriebsmitarbeiter, u.v.m. Diese Daten lassen sich in Form von Diagrammen und Tabellen darstellen. Im Dashboard können Sie mehrere Berichte zusammenstellen, um eine Übersicht aller relevanten KPIs auf einen Blick zu haben. So sieht der Geschäftsführer etwa sofort den aktuellen Monatsumsatz, während der Vertriebsleiter die Pipeline-Größe und Team-Aktivitäten verfolgen kann.

(Die wichtigsten Berichte in Pipedrive – Pipedrive Beratung) Ein Pipedrive-Dashboard kann z.B. die Konversionsrate je Vertriebsphase darstellen. Im gezeigten Berichtstyp Konversion wird verfolgt, wie viele Deals von Phase zu Phase weiterwandern und letztlich gewonnen werden (hier liegt die Gewinnquote insgesamt bei 76%). Solche Auswertungen helfen zu erkennen, in welcher Phase eventuell Optimierungsbedarf besteht.

Mithilfe der Berichte können Verkaufsprognosen erstellt werden. Pipedrive nutzt die in den Deals hinterlegten Werte und voraussichtlichen Abschlussdaten, um abzuschätzen, welcher Umsatz in den kommenden Wochen oder Monaten zu erwarten ist. Im Forecast-Report sehen Sie z.B., welche Deals mit hoher Wahrscheinlichkeit im laufenden Quartal gewonnen werden – so können Sie frühzeitig planen und bei Bedarf Vertriebsaktivitäten verstärken. Die Prognosefunktion ist sozusagen ein automatisierter Vertriebsplaner, der Ihnen hilft, realistische Ziele zu setzen und zu verfolgen. Wie genau die Prognosen aussehen, hängt von Ihrer Datenpflege ab: Je konsistenter Sie Abschlusstermine und Deal-Wahrscheinlichkeiten pflegen, desto präziser werden die Vorhersagen.

Ein weiterer Vorteil der Pipedrive-Analytics: Sie können Schwachstellen im Verkaufsprozess identifizieren. Beispielsweise zeigt ein Konversionsbericht, dass von 100 Leads nur 20 ein Angebot erhalten – hier könnte man den Qualifizierungsprozess verbessern. Oder die Auswertung der Verlustgründe (man kann bei Verloren-Markierung einen Grund angeben) kann Hinweise geben, warum Deals scheitern (z.B. Preis, Wettbewerber, Timing). Mit diesen Erkenntnissen lassen sich gezielt Maßnahmen ableiten, um den Vertrieb zu optimieren.

Auch für einzelne Mitarbeiter bietet Pipedrive-Insights transparente Feedbacks: Wer schließt die meisten Deals ab? Wer hat möglicherweise Unterstützung nötig? Gemeinsam genutzte Dashboards können im Team für Motivation sorgen, da jeder die Fortschritte sieht. Die Berichte lassen sich bei Bedarf exportieren (CSV, PDF) oder sogar automatisiert per E-Mail versenden (z.B. ein Wochenbericht an die Geschäftsführung).

Kurzum, Berichte & Analysen in Pipedrive geben KMU die Werkzeuge an die Hand, um datenbasiert zu arbeiten. Nutzen Sie diese Zahlen, um Ihren Vertrieb effizienter zu steuern und zukünftigen Erfolg planbar zu machen.

7. Pipedrive-Integrationen – Wichtige Drittanbieter-Tools einbinden (E-Mail, Telefonie, Buchhaltung u.a.)

Ein CRM entfaltet seine volle Wirkung oft erst durch die Integration in die bestehende Software-Landschaft eines Unternehmens. Pipedrive punktet hier mit einer Vielzahl an Integrationen und Schnittstellen, die gerade für KMU sehr wertvoll sind. Über den Pipedrive Marketplace oder eingebaute Funktionen können Sie Drittanbieter-Tools nahtlos mit Pipedrive verbinden. Zu den wichtigsten Kategorien zählen:

• E-Mail-Integration: Pipedrive lässt sich mit gängigen E-Mail-Diensten wie Gmail, Outlook/Exchange oder anderen IMAP-Postfächern verknüpfen. Dadurch werden eingehende und ausgehende E-Mails automatisch dem jeweiligen Kontakt und Deal zugeordnet. Ihr Vorteil: Jede Kommunikation mit dem Kunden ist im CRM historisch abrufbar, ohne manuelles Kopieren. Zusätzlich können Sie direkt aus Pipedrive E-Mails versenden, vorgefertigte E-Mail-Vorlagen nutzen und sogar sehen, ob ein Kunde eine Mail geöffnet hat (E-Mail-Tracking). Somit fungiert Pipedrive auch als zentrales Postfach für Ihren Vertrieb.

• Kalender & Telefonie: Durch die Kalenderintegration (Google Calendar, Outlook Calendar) werden Termine und Meetings aus Pipedrive mit Ihrem Kalender synchronisiert – doppelte Terminpflege entfällt. Ebenso wichtig ist die Telefonie-Integration: Pipedrive bietet ein Feature namens Caller (je nach Paket) oder Anbindungen an VoIP-Telefonanlagen über Apps aus dem Marketplace. Damit können Anrufe direkt aus Pipedrive gestartet werden und eingehende Anrufe einem Kontakt zugeordnet werden. Notizen oder Ergebnisse des Telefonats speichern Sie sofort beim entsprechenden Datensatz. Einige Telefonie-Integrationen können auch Anrufe aufzeichnen oder statistisch auswerten, was zusätzliche Einblicke schafft.

• Buchhaltungs-Integration: Für KMU relevant ist die Anbindung von Pipedrive ans Rechnungswesen. Über Integrationen zu Tools wie QuickBooks, Xero, Lexoffice oder DATEV können Sie z.B. automatisch aus gewonnenen Deals Rechnungen erzeugen lassen. Die Verknüpfung von CRM und Buchhaltung spart doppelte Dateneingabe und minimiert Fehler. Zudem ermöglicht sie eine bessere Überwachung des Cashflows: Durch die Integration mit der Buchhaltungssoftware können wiederkehrende Rechnungen automatisiert, Zahlungserinnerungen terminiert und Einnahmen genau prognostiziert werden (Bestes CRM für kleine Unternehmen | KMU CRM | Pipedrive). So behalten Sie den finanziellen Aspekt Ihrer Deals stets im Auge.

• Weitere Integrationen: Der Pipedrive Marketplace bietet hunderte von Apps. Beispiele sind Marketing-Tools (z.B. Mailchimp für E-Mail-Marketing, Web-Formulare zur Lead-Generierung, Chatbot-Integrationen), Vertriebs-Tools (wie Prospektierungssoftware, LinkedIn-Integrationen) oder Projektmanagement-Tools (Trello, Asana – um nach Abschluss eines Deals die Projektdurchführung einzuleiten). Beliebt ist auch Zapier, ein Dienst, der Pipedrive mit nahezu jeder anderen Web-App verbinden kann, um individuelle Workflow-Automatisierungen umzusetzen. Über Zapier lassen sich z.B. automatisch Kontakte in Google Sheets sichern, Slack-Nachrichten bei neuen Deals posten, und vieles mehr.

Die Einbindung dieser Integrationen ist meist unkompliziert: Im Pipedrive-Menü unter „Tools → Marketplace“ können Sie nach dem gewünschten Dienst suchen, die Integration hinzufügen und gemäß Anleitung verbinden. Einige erfordern API-Schlüssel, andere funktionieren via OAuth (einfacher Login). Einmal verknüpft, arbeiten Pipedrive und Ihre anderen Systeme Hand in Hand – ohne ständigen Tool-Wechsel.

Gerade für KMU, die oft kein großes IT-Team haben, bedeuten Pipedrive-Integrationen eine enorme Erleichterung. Ihr CRM wird zum zentralen Hub, der Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt. Das reduziert Aufwand und Fehler, erhöht aber die Konsistenz der Informationen. Überlegen Sie, welche Ihrer bestehenden Tools sich anbinden lassen, um Doppeleingaben zu vermeiden und automatisch Informationen auszutauschen. So holen Sie noch mehr aus Pipedrive heraus und passen es perfekt an Ihre Unternehmensprozesse an.

8. Tipps für KMU – Best Practices für die optimale Nutzung von Pipedrive

Abschließend einige Tipps und Best Practices, damit kleine und mittlere Unternehmen Pipedrive maximal effektiv nutzen können:

• Pipeline individuell anpassen: Nutzen Sie die Flexibilität von Pipedrive und gestalten Sie Ihre Pipeline genau nach Ihrem Verkaufsprozess. Benennen Sie die Phasen so, dass sie für Ihr Team verständlich sind, und entfernen Sie unnötige Phasen. Eine klar definierte Pipeline steigert die Akzeptanz bei den Nutzern.
• Regelmäßige Datenpflege: Führen Sie einen Rhythmus ein (z.B. Wochentag X ist „Pipeline-Update-Tag“), an dem alle Vertriebsmitarbeiter ihre Deals aktualisieren. Offene Deals sollten immer den realen Stand widerspiegeln. Schließen Sie gewonnene/verlorene Deals zeitnah, damit Berichte und Forecasts stimmen.
• Kontakte segmentieren und priorisieren: Legen Sie Felder oder Labels an, um A-, B-, C-Kunden zu markieren oder Branchen zuzuordnen. So können Sie Ihre Vertriebsaktivitäten auf die wichtigsten Kundengruppen fokussieren (Stichwort: CRM für KMU bedeutet Fokus auf die wertvollsten Kundenbeziehungen).
• Automatisierung sinnvoll einsetzen: Automatisierungen sind hilfreich, aber überfrachten Sie Ihr System nicht direkt mit Dutzenden Workflows. Beginnen Sie mit ein paar einfachen Automatismen (z.B. Follow-up-Aufgaben), sammeln Sie Erfahrung und bauen Sie dann aus. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Workflows noch zu Ihren Prozessen passen, insbesondere wenn sich Ihr Geschäft entwickelt.
• Team-Schulung und -Motivation: Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer verstehen, wie Pipedrive funktioniert und welchen Nutzen es bringt. Eine kurze Schulung oder gemeinsame Einrichtungssession kann helfen, Akzeptanz zu schaffen. Zeigen Sie auch Erfolge auf – z.B. wie viele Deals durch konsequentes Tracking gewonnen wurden – um das Team zu motivieren, das CRM konsequent zu nutzen.
• Mobile App nutzen: Pipedrive bietet mobile Apps (iOS/Android), die unterwegs Zugriff auf alle Daten ermöglichen. Für Außendienstler oder Geschäftsführer von KMU, die viel unterwegs sind, ist das ideal, um schnell nachzusehen, welcher Kunde als nächstes ansteht, oder um nach einem Meeting direkt Notizen und nächste Schritte einzutragen.
• Integrationen ausschöpfen: Prüfen Sie die Möglichkeiten der oben genannten Integrationen. Verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto, damit keine Nachricht verloren geht. Synchronisieren Sie den Kalender für lückenlose Terminplanung. Und integrieren Sie ggf. Ihr Rechnungsprogramm, um vom Deal zum Geldeingang den Bogen zu spannen. Ein integriertes System spart enorm Zeit.
• Dashboards im Blick behalten: Richten Sie für Ihr KMU angepasste Dashboards ein (z.B. Wochenbericht, Pipeline-Stand, Top 10 Deals etc.) und schauen Sie regelmäßig drauf. So erkennen Sie Trends oder Probleme frühzeitig. Feiern Sie Erfolge, die im Dashboard sichtbar werden (etwa das Erreichen des Monatsziels), um das Team weiter anzuspornen.
• Support und Community nutzen: Pipedrive verfügt über ein umfangreiches Knowledge-Base-Portal, Video-Tutorials und eine aktive Community. Scheuen Sie sich nicht, diese Ressourcen zu nutzen, wenn Sie mal nicht weiterwissen oder Tipps suchen. Gerade in der Pipedrive-Community teilen viele KMU ihre Erfahrungen – ein wertvoller Pool an Best Practices.

Zum Schluss noch ein Praxis-Tipp: Implementieren Sie Pipedrive Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen. Starten Sie mit den Kernfunktionen (Kontakte, Deals, Pipeline) und erweitern Sie dann um Automatisierungen, Reports und Integrationen, sobald die Basis sitzt. So bleibt die Einführung überschaubar und Ihr Team wird nicht überfordert.

Fazit: Mit Pipedrive haben KMU ein mächtiges Werkzeug an der Hand, um Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten. Von der ersten Einrichtung über die tägliche Pipeline-Pflege bis hin zur Automatisierung von Routineaufgaben – Pipedrive CRM unterstützt Sie dabei, kein Verkaufspotential ungenutzt zu lassen. Wenn Sie die oben genannten Schritte und Tipps beherzigen, sind Sie bestens gerüstet, um Pipedrive erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen und Ihren Vertrieb auf das nächste Level zu heben. Viel Erfolg beim Umsetzen und gute Geschäfte!